Stellenbeschreibung
Die Rebsamen Management AG erbringt die zentralen Dienstleistungen für ihre Firmengruppe. Dazu gehören die Bereiche Administration, Business Development, Human Resources, Informatik und Finanzen.
Die Firmengruppe umfasst sechs Unternehmen mit rund 160 Mitarbeitenden an den Standorten Horw, Luzern und Zürich. Gemeinsam ist sie in der Gebäudetechnik tätig und verbindet Planung und Ausführung unter einem Dach – von anspruchsvollen HLKSE- und Gebäudeautomationsprojekten über komplexe Gebäudeautomationssteuerungen bis hin zu Security- und Audio-Video-Lösungen.
Mit unterschiedlichen Fachkompetenzen werden spannende Projekte über ihren gesamten Lebenszyklus unterstützt.
Zur Verstärkung des Administrationsteams wird eine vielseitige kaufmännische Funktion in den Bereichen Administration und Buchhaltung gesucht. Die Stelle umfasst zudem die Betreuung des Frontoffice im Jobsharing am Standort Horw.
Der reguläre Arbeitsort ist Horw. Für einzelne Aufgaben, insbesondere im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung, sowie bei personellen Engpässen oder betrieblichen Erfordernissen können punktuelle Einsätze am Standort Zürich anfallen.
Die Funktion ist grundsätzlich an fixe Arbeitszeiten vor Ort gebunden. Für diese Stelle ist keine Homeoffice-Option vorgesehen.
Was du bei uns tust
Du betreust gemeinsam mit einer Kollegin das Frontoffice im Jobsharing und bist eine wichtige Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner.
- Betreuung der Telefonzentrale, Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Besuchern sowie erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen
- Betreuung zentraler Mailaccounts, Koordination des Postein- und -ausgangs sowie Organisation von Sitzungszimmern, allgemeinen Räumlichkeiten und weiteren administrativen Aufgaben
- Kontrolle, Erfassung und Verbuchung von Kreditorenrechnungen sowie Unterstützung bei deren Verarbeitung und bei Zahlungsläufen
- Erstellung von Rechnungen nach Vorgabe in Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Projektleitenden
- Punktuelle Einsätze am Standort Zürich für einzelne Rechnungsstellungen
- Bearbeitung von Bargeldkassen und Spesenabrechnungen
- Unterstützung bei Mahnungen, Banktransaktionen und Bankenabgleichen
- Mitarbeit bei Finanz- und Projektauswertungen, Reportings, MWST-Abrechnungen sowie Monats- und Jahresabschlussarbeiten
- Vollständige Ablage und Archivierung der zugewiesenen Buchhaltungsunterlagen
- Zusammenstellung von Unterlagen für Ausschreibungen, Submissionen und Offerten sowie Bearbeitung von Formularen
- Unterstützung bei Projekteröffnungen und -mutationen, Pflege von Projektinformationen sowie Hilfe bei Verträgen, Auswertungen und weiteren administrativen Projektaufgaben
- Pflege von Kunden-, Lieferanten- und weiteren relevanten Stammdaten
- Organisation von Hotelbuchungen, Büromaterial und weiteren Bestellungen
- Unterstützung bei der Bewirtschaftung von Pool- und Geschäftsfahrzeugen und Koordination administrativer Fahrzeugthemen
- Unterstützung der Geschäftsleitung, Führungskräfte, Projektleitenden und Mitarbeitenden bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
Was du mitbringst
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ oder äquivalent
- Idealerweise erste Berufserfahrung in der Administration und/oder Buchhaltung
- Gute buchhalterische Grundkenntnisse und Zahlenverständnis
- Zuverlässige, sorgfältige, strukturierte und termingerechte Arbeitsweise
- Selbständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein
- Überblick auch bei mehreren parallelen Aufgaben und Fähigkeit zur Priorisierung
- Teamfähigkeit sowie selbständiges Arbeiten
- Diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen und finanziellen Informationen
- Freundliches, professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Verständigung auf Englisch
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln
- Führerausweis Kategorie B und Bereitschaft für punktuelle Einsätze in Zürich
Was wir dir bieten
- Abwechslungsreiche Funktion mit Einblick in unterschiedliche Bereiche der Firmengruppe
- Unterstützung und Möglichkeiten bei Aus- und Weiterbildungen
- Mindestens 5 Wochen Ferien plus 10 bezahlte Feiertage
- Bonusprogramme
- Helle und moderne Arbeitsplätze an zentraler Lage
- Zusätzliche Sozialversicherungsleistungen
- Weitere Benefits innerhalb der Firmengruppe
Ansprechpartner
- Telefon
- +41414197777