Office Administrator:in

Office Administrator:in

Einleitung

Unser Erfolg bei Laslo AG als Schweizer, eigentümergeführtes Umzugsunternehmen, hängt von der Produktivität unserer Workflows und unserer Mitarbeiter ab. Der Schlüssel dazu ist eine effiziente Büroadministration – und zur Verstärkung in diesem Bereich suchen wir eine:n kompetente:n Office Administrator:in. Als ideale Besetzung für diese Stelle können Sie Probleme flexibel lösen, kommunizieren effektiv und haben ein Auge für Details. Wir würden es bevorzugen, wenn Sie bereits erfolgreich in einer administrativen Bürofunktion gearbeitet haben. Mehrere Aufgaben parallel bearbeiten und unerwartete Situationen souverän meistern zu können, ist eine weitere wesentliche Voraussetzung für diese Stelle.

Ihre Rolle

• Sie sind für die allgemeine Büroverwaltung und für effiziente Abläufe, eine reibungslose Kommunikation und weitere Planungsaufgaben zuständig.

• Sie sorgen für eine effektive Büroadministration und pflegen eine gute Beziehung zu unseren Lieferanten.

• Als Hauptschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Belegschaft und Kunden stellen Sie Informationen bereit und beantworten Fragen.

• Sie überwachen und realisieren organisatorische Ziele und sorgen dabei für eine positive Büro- und Mitarbeiterkultur, die Effizienz und Produktivität fördert.

Ihre Aufgaben

• Sie begrüssen Besucher:innen, beantworten telefonische Anfragen einschliesslich Werbeanrufen zeitnah, sorgen für effiziente Büroabläufe.

• Sie übernehmen vielfältige administrative Pflichten, darunter Schriftverkehr sowie die Erstellung und Verteilung von Aufträgen.

• Sie erstellen und versenden Rechnungen, pflegen Kundendatenbanken, überwachen Konten und Zahlungsströme.

• Sie unterstützen den Geschäftsführer beim gesamten Offertwesen und beim Abwickeln von umfangreichen, kundenspezifischen Umzugs- und Reinigungsaufträgen.

• Sie erstellen nach einer Einführungsphase selbstständig Offerten und können über die Kalkulationen unseren Kunden kompetent Auskunft erteilen.

• Sie vereinbaren und verwalten Termine und stellen sicher, dass diese Termine auch eingehalten werden.

Ihr Profil

• Nachweisliche Erfahrung in einer administrativen Tätigkeit

• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

• Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft, sich in neue Software und Systeme einzuarbeiten

• Ausgeprägte soziale Kompetenzen

• Betriebswirtschaftliches Grundverständnis

Gewünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (Bürokauffrau:Bürokaufmann oder vergleichbar)

• Zuvor erfolgreiche administrative Bürotätigkeit

• Erfahrung in der Budgetverwaltung

• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme

• Souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen

• Flexible, professionelle Arbeitsweise – auch in Stresssituationen