Verwaltungsassistent*in mit Schwerpunkt Personal 70-80%

Historisches Seminar

Verwaltungsassistent*in mit Schwerpunkt Personal 70 - 80 %

Stellenantritt 1. März 2026 oder nach Vereinbarung, unbefristet

Am Historischen Seminar arbeiten rund 150 Mitarbeitende in Lehre, Forschung und Administration; in den Bachelor- und Masterstudierendengängen und im Doktorat sind fast 1500 Studierende eingeschrieben.

Für das Management der Ressourcen des Seminars (Personal, Finanzen, Infrastruktur) ist ein Team unter der Leitung der Geschäftsführerin zuständig. Zur Ergänzung des Teams suchen wir für den Bereich Personal und zur Unterstützung der Seminaradministration eine qualifizierte, motivierte und dynamische Person.

Aufgaben

Als Personalverantwortliche des Historischen Seminars sind Sie verantwortlich für

• die Mitarbeit in der Personalgewinnung (z. B. Erfassung von Stellenausschreibungen, Vorbereitung des Auswahlprozesses);
• die Umsetzung des Ein- und Austrittsprozesses sowie die Mutationen von Mitarbeitenden im Laufe der Anstellung (z. B. Veränderungen der Beschäftigungsverhältnisse, Vertretungen, Mutterschaften, Funktionswechsel, Dienstaltersgeschenke);
• die Unterstützung und Beratung der Professor:innen und Vorgesetzten (z.B. Anstellungsmodalitäten, Administration der MAGs und Pflichtenhefte);
• die Beratung aller Mitarbeitenden bei personalrechtlichen und -administrativen Fragestellungen.

Im Rahmen der Seminaradministration übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Koordination von Anlässen und Gremiensitzungen (z.B. Versand der Einladungen, Catering, Raumbestellung)
• Stellvertretung in der Finanzadministration (z.B. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Spesenrückerstattung)
• Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen (z.B. Studierende, Medien, Bürger:innen)

Als Teil der Zentralen Dienste arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführerin sowie mit den weiteren Kolleg:innen der Zentralen Dienste zusammen. Sie pflegen direkte Kontakte mit den Professor:innen und allen anderen Mitarbeitenden und sind erste Ansprechperson für die Personalabteilung der UZH

Profil

Sie verfügen über eine kaufmännische oder eine gleichwertige Ausbildung. Berufserfahrung im Bereich HR, gerne im Bildungsbereich, und SAP-Kenntnisse sind erwünscht, sonst wird eine Bereitschaft zur Fortbildung erwartet.
Wir suchen eine zuverlässige, engagierte Persönlichkeit mit hoher Dienstleistungsbereitschaft, rascher Auffassungsgabe, mit Organisationstalent und Durchsetzungsfähigkeit. Mit digitalen Arbeitstools sind Sie bestens vertraut und es macht Ihnen Freude, auf Menschen zuzugehen und adäquat zu kommunizieren. Sie arbeiten gerne strukturiert und bringen Ihre Ideen ein. In hektischen Zeiten behalten Sie den Überblick und sind in der Lage, Prioritäten zu setzen. Sie arbeiten gerne in einem lebendigen Betrieb, sind belastbar, ausdauernd und flexibel. Teamfähigkeit, eine hohe Sozialkompetenz sowie Diskretion runden Ihr Profil ab.

Information zur Bewerbung

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 13. Januar 2026 in einem einzigen PDF-Dokument ein.

Wir bieten

Unsere Mitarbeitenden profitieren von vielfältigen und attraktiven Angeboten. Mehr

Wir bieten

Vereinbarkeit Beruf und Privatleben

• Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing)
• Kinderbetreuung bei der Stiftung kihz der UZH und ETH

MehrLernen und Entwicklung

• Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich
• Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich

MehrVerpflegung

• Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH
• Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH

MehrGesundheit

• Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ
• Kostenlose saisonale Grippeimpfungen
• Entspannung im Relax Uniturm

MehrVergünstigungen

• Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz
• Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo
• Hotels buchen zu attraktiven Preisen

Mehr Anstellungsbedingungen

• Grundsätze der UZH
• Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH

MehrInternational Services

• Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland

MehrStandorte

• Campus Zürich Zentrum, Zürich Irchel, Oerlikon und Schlieren
• Standorte Zürich West, Alter Botanischer Garten, Botanischer Garten und Lengg

Mehr

Arbeitsort

Historisches Seminar

Karl-Schmid-Strasse, Zürich, Schweiz

Weitere Auskünfte

Fragen zur Stelle

Barbara HollerGeschäftsführerin +41 44 634 38 69 Kontaktformular

Kontaktanfrage an: Barbara Holler

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