Assistenz Geschäftsstelle ETH Alumni Vereinigung 50%, Zürich, unbefristet

Assistenz Geschäftsstelle ETH Alumni Vereinigung

50%, Zürich, unbefristet

Die ETH Alumni Vereinigung ist die offizielle Alumni-Organisation der ETH Zürich. Als gemeinnütziger Verein mit 64 Mitgliederorganisationen (MOs) weltweit fördern wir die lebenslange Verbundenheit der ETH-Alumni untereinander und mit ihrer Alma Mater. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. März 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Assistenz Geschäfts- stelle (50 %).

Stellenbeschreibung

• Verantwortung für das Tagesgeschäft der Geschäftsstelle (Post, E-Mail, Teams, Telefon)
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten, Verteilern und Stakeholder-Informationen
• Unterstützung beim Management und Monitoring interner Geschäftsprozesse
• Terminführung für Delegiertenversammlung, Vorstand und weitere wiederkehrende Sitzungen
• Logistik für Meetings & Events (Raumreservation, Catering, Technik)
• Vorbereitung und Protokollführung der Delegiertenversammlungen
• Unterstützung im Bereich Benefits und Mitgliederangebote
• Operative Aufgaben im Backend der Vereinsplattform (Benutzerverwaltung, Einstellungen,Support MOs)
• Pflege der Beziehungen zu Kooperationspartnern und internen Schnittstellen
• Bewirtschaftung der Ablage und Führung des Archivs der ETH Alumni Vereinigung

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder ähnliche Ausbildungen
• Berufserfahrung in Assistenz-, Vereins- oder Verbandsadministration
• Hohe digitale Kompetenz im Umgang mit webbasierten Tools und Datenbanken
• Sehr gute Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse
• Strukturierte, zuverlässige und flexible Arbeitsweise
• Bereitschaft zur proaktiven Zusammenarbeit mit Mitgliedern und MOs
• Schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen
• Organisationstalent, Teamgeist und Freude an Kommunikation

Arbeitsort

Arbeitsort

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen, engagierten Team
• Einblick in das Netzwerk und die Aktivitäten der ETH Alumni Community
• Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung der Prozesslandschaft
• Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen
• Arbeitsort im Zentrum der ETH Zürich

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Arbeitszeugnisse & Diplome
  

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an office@alumni-admin.ethz.ch

Weitere Informationen über die ETH Alumni Vereinigung finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Evangelos Ntritsos (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.