Executive Assistant I/T 100%

100%, Bern und Homeoffice

Das kannst du bewirken

• Als persönliche Assistentin resp. persönlicher Assistent von zwei Mitgliedern der Funktionsleitung unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen und behälst dabei stets den Überblick. 
• Du übernimmst das Agenda-Management, koordinierst Termine und Sitzungen und führst bei Bedarf Protokolle sowie die Pendenzenverwaltung – auch in Englisch. 
• Weiter organisierst du unit- spezifische (Führungs-/Gesamt-) Anlässe und Workshops und wirkst bei Bedarf aktiv mit. Zudem organisierst du sämtliche Reisen für das FL I/T Mitglied. 
• Du unterstützt die -Mitglieder der Funktionsleitung bei Kommunikationsvorhaben sowie bei der Berücksichtigung und Einhaltung von Prozessen und Vorgaben von Gremien (z. B. Funktionsleitungs-, Konzernleitungs- und Verwaltungsratssitzungen). 
• Du arbeitest bei Bedarf in spezifischen Projekten unter dem Lead des FL I/T-Mitglieds als Projektassistenz mit und übernimmst seitens CIO Office die Koordination  und Organisation der Kaderanlässe.  
• Die inhaltliche Unterstützung der FL-Mitglieder stellst du sicher, in dem du entsprechende Unterlagen  unter Einhaltung der CI/CD-Vorgaben gestaltest, Recherchen vornimmst und den Input der Fachverantwortlichen koordinierst..   
• Du kümmerst dich um Rechnungs- und Beschaffungsmanagement und übernimmst Sonderaufträge sowie dringliche Anfragen an Teilzeittagen einer Kollegin. 

Das bringst du mit

• Idealerweise verfügst du über den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent/-in) oder über einen vergleichbaren Abschluss und bringst mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe mit.  
• Du bist IT-affin, kennst die gängigen IT-Tools ((Microsoft Office 365, SAP) und hast  idealerweise bereits erste Erfahrungen mit Copilot sowie der Microsoft Power Platform (Power Automate) gesammelt.  
• Zuverlässigkeit, proaktives Handeln und vernetztes Denken prägen deine Arbeitsweise, ergänzt durch Ausdauer und Freude an der Assistenztätigkeit. 
• Organisationstalent, eine ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung und ein gutes Gespür für Menschen zeichnen dich aus – ergänzt durch eine selbständige und strukturierte Arbeitsweise.  
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Französischkenntnisse sind ein Plus. 

Das bieten wir dir

• 6 Wochen Ferien
• Elternzeit
• Mobiles und flexibles Arbeiten
• Faire Anstellungsbedingungen
• Halbtax oder Beteiligung an GA
• Personalgutscheine

Der Funktionsbereich Informatik/Technologie prägt als Digitalisierungsmotor die gesamte Post und ist ein wichtiger Erfolgspartner: Über die Kernaufgaben der IT hinaus befähigen wir das Unternehmen zur digitalen Transformation. Wir setzen neueste Technologien ein und treiben als agile, bi-modale und "embedded" IT Innovationen vorwärts. Wir entwickeln neue, sichere Geschäftsmodelle und gewährleisten für die Post eine moderne, performante ICT-Infrastruktur. Weiter übernehmen wir Verantwortung in Sachen Nachhaltigkeit: Unser Hauptsitz in Bern wurde mit zwei Nachhaltigkeits-Zertifikaten ausgezeichnet. Sämtliche neu gebauten Logistikzentren entsprechen mindestens dem "goldenen Nachhaltigkeitsstandard".

Stephanie Jann
Leiterin CIO Office Informatik/Technologie 

Als persönliche Assistentin resp. persönlicher Assistent von zwei Mitgliedern der Funktionsleitung unterstützt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen und behälst dabei stets den Überblick.