Executive Assistant & kaufmännische/r Allrounder/in 50%-100% (befristet bis Mai 2027)

Das bringst du mit 

• Ausbildung: Kaufmännische Grundausbildung (KV) oder vergleichbare Qualifikation 

• Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

• Generalist-Profil: Breites Verständnis für kaufmännische Prozesse über verschiedene Bereiche hinweg (HR, Finanzen, Administration, Sales, Verträge, etc.) 

• Arbeitsweise: Hohe Selbstorganisation und ausgeprägte Eigenverantwortung – du strukturierst deinen Arbeitstag selbstständig und behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick 

• Auffassungsgabe: Du erfasst neue Zusammenhänge schnell und eignest dir fehlendes Wissen eigendidaktisch an 

• IT-Skills: Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint und Excel) sowie M365 

• Präsenz: Bereitschaft zu mindestens 2 Tagen pro Woche vor Ort in Zug (hybrides Arbeitsmodell) 

• Flexibilität: Anpassungsfähigkeit bei der Ferienplanung aufgrund der Monatsendverarbeitung 

Was dich erwartet 

• Eine aussergewöhnlich vielseitige Position mit hoher Eigenverantwortung und echtem Gestaltungsspielraum 

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und tiefe Einblicke in alle Unternehmensbereiche 

• Eigenständige Verantwortung für die Callista Services AG 

• Hybrides Arbeitsmodell mit mindestens 2 Tagen vor Ort in Zug 

• Dynamisches IT-Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien mit echter Machermentalität 

• Modernes Office im Herzen von Zug mit gratis Parkplätzen 

Vertragsdauer 

1. Februar 2026 bis 31. Mai 2027

Callista ist ein Schweizer IT-Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Experten und Teams für Consulting und Engineering spezialisiert hat. Mit langjähriger Erfahrung in der Entwicklung und dem Aufbau von Enterprise Plattformen und einem klaren Fokus auf Agentic AI gestalten wir die digitale Zukunft unserer Kunden. Wir kombinieren die Nähe und Qualität eines Schweizer Partners mit der Skalierbarkeit unseres Nearshore Centers. 

Als Executive Assistant & kaufmännische/r Allrounder/in bist du das operative Rückgrat unseres Unternehmens. Du arbeitest eng mit unserem Managing Director zusammen und verantwortest eigenständig die Service Gesellschaft. In dieser vielseitigen Position vereinst du strategisches Denken mit praktischer Hands-on-Mentalität – von der Finanzplanung über HR-Prozesse bis hin zur IT-Administration. 

Deine Aufgaben 

Als rechte Hand unseres Managing Directors unterstützt du in allen strategischen und operativen Belangen. Du erstellst aussagekräftige Präsentationen und Finanzauswertungen, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf und organisierst Geschäftsreisen. Deine Analysen zum Monatsreporting und zur Liquidität sind unverzichtbare Instrumente für die Unternehmenssteuerung. 

Im Finanzbereich bist du eine zentrale Stütze für unsere ganze Unternehmensgruppe. Du unterstützt die Liquiditätsplanung und wirkst aktiv bei der Monatskonsolidierung mit – sowohl für die Callista Group AG als auch gruppenübergreifend. Dabei behältst du stets den Überblick über Kosten und deren korrekte Verteilung auf die verschiedenen Gesellschaften. Zusätzlich übernimmst du klassische Controlling-Aufgaben wie Budgetierung, Forecasting, Soll-Ist-Analysen sowie die Erstellung aussagekräftiger Management-Reports zur Unterstützung fundierter Entscheidungsprozesse. Ebenso unterstützt du in der Finanzbuchhaltung und im Accounting und arbeitest eng mit unserem Treuhänder zusammen.

Als HR-Ansprechperson gestaltest du die Employee Journey aktiv mit: Vom professionellen Onboarding neuer Mitarbeitender über die Administration von Sozialversicherungen bis zum strukturierten Offboarding. Du bist die erste Anlaufstelle für administrative Fragen und sorgst dafür, dass unsere internen und externen Mitarbeitenden stets transparent informiert sind. 

Die gesamte Vertragsadministration liegt in deinen Händen. Du erstellst und aktualisierst Service-, Subcontractor- und Einsatzverträge, kennst dich mit den gesetzlichen Bestimmungen zu elektronischen Unterschriften aus und stellst sicher, dass alle erforderlichen Unterschriften termingerecht vorliegen.

Die Callista Services AG (Servicegesellschaft) ist dein eigenverantwortlicher Bereich: Du bist die zentrale Person für die Verwaltung dieser Gesellschaft und arbeitest dabei eng mit unserem Treuhänder zusammen. Du steuerst das Liquiditätsmanagement, verantwortest das Office Management unserer Zuger Räumlichkeiten und behältst Budgets im Griff. 

Darüber hinaus organisierst du unternehmensweite Events, koordinierst IT-Bestellungen, setzt User Accounts in M365 auf und verwaltest Lizenzen. Als Sales Assistant unterstützt du deine Kolleg:innen kompetent bei der Arbeit mit Kundenportalen. Als kompetenter Anwender, der heutigen technischen Umgebung, unterstützt du deine Kolleg:innen kompetent in der Nutzung der IT Tools.