Sachbearbeiter/in Bewohnendenadministration & Empfang 80-100%

Die GHG engagiert sich in der Region St.Gallen mit insgesamt 8 Institutionen für über 2000 Menschen mit einem besonderen Betreuungs- und Unterstützungsbedarf. GHG Rosenberg ist eine davon; ein modernes Zentrum in St.Gallen, das Pflege- und Betagtenheim, Demenzwohngruppe und Spezialwohnheim unter einem Dach vereint. Dieses Konzept ist in der Schweiz einzigartig. Hier finden Menschen ab 45, die nicht mehr allein wohnen können oder wollen, ein neues Zuhause. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Selbstbestimmung und Sinnhaftigkeit. «Ein Ort zum Wohlfühlen.»

Zur Ergänzung unseres grossartigen Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Sachbearbeiter/in Bewohnendenadministration & Empfang

80-100%

Tätigkeiten

• Dein Schwerpunkt liegt in der vollumfänglichen Bewohnendenadministration. Du verantwortest die administrativen Prozesse von Eintritt über Vertragsführung bis zur Fakturierung und stellst sicher, dass alle Daten korrekt, vollständig und nachvollziehbar geführt sind.
• Du führst die Bewohnendenadministration mit hoher Genauigkeit: Eintritts-, Mutations- und Austrittsprozesse inklusive präziser Stammdatenpflege in BESA und Abacus. Deine Arbeit bildet die verbindliche Grundlage für Pflege, Abrechnung und interne Prozesse.
• Du erstellst und verwaltest die Heim- und Zusatzverträge der Bewohnenden, behältst Fristen und Vereinbarungen im Blick und sorgst für eine saubere, strukturierte Dokumentation.
• Du bereitest die monatliche Fakturierung vor und arbeitest zuverlässig im Debitorenmanagement. Zahlenverständnis, Konzentration und Sorgfalt sind dabei zentral, da Abweichungen direkte Auswirkungen auf Bewohnende, Angehörige und die Organisation haben.
• Du begleitest Aufnahme- und Platzanfragen administrativ von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Vertragsabschluss und pflegst dabei den Kontakt zu Interessierten und Zuweisenden verbindlich und professionell.
• Als Backup für Empfang und Zentrale bist du eine herzliche, verlässliche Ansprechperson für Bewohnende, Angehörige, Mitarbeitende und externe Stellen – persönlich und telefonisch. Du übernimmst diese Rolle bewusst und mit Freude am direkten Kontakt mit Menschen.
• Du arbeitest eng mit Pflege, Leitung, Geschäftsstelle und externen Partnern zusammen und bist eine stabile administrative Schnittstelle im Haus.
• Die Stelle erfordert eine tägliche Präsenz im Haus (auch bei Teilzeit). Diese ist wichtig, da viele Anliegen kurzfristig entstehen und eine konstante persönliche Erreichbarkeit vor Ort notwendig ist.

Anforderungen

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung EFZ und bringst mehrjährige Erfahrung in der administrativen Arbeit mit, idealerweise in einem Alters- und Pflegeheim oder im Gesundheitswesen.
• Du arbeitest sehr genau, strukturiert und zuverlässig und hast Freude an administrativen Aufgaben, bei denen Sorgfalt und Verbindlichkeit entscheidend sind.
• Du hast Freude am Kontakt mit Menschen und trittst als freundliche, ruhige und professionelle Ansprechperson auf – insbesondere im Empfangs- und Telefonkontakt.
• Du bist technisch affin, arbeitest sicher mit MS Office und bewegst dich souverän in digitalen Administrationssystemen. Kenntnisse in Abacus und BESA sind von Vorteil.
• Du kommunizierst klar und respektvoll, auch in emotionalen oder anspruchsvollen Situationen, und behältst dabei den Überblick.
• Du schätzt geregelte Abläufe, denkst bei Bedarf pragmatisch mit und findest auch dann Lösungen, wenn Situationen nicht dem Standard entsprechen.
• Du arbeitest direkt der Institutionsleitung unterstellt und hast dort Rückhalt bei anspruchsvollen Situationen.
• Du suchst bewusst eine langfristige Anstellung, in der du Verantwortung übernehmen und mit deiner Arbeit zur Stabilität des Hauses beitragen möchtest.

Wir bieten
Dich erwartet eine offene, respektvolle Unternehmenskultur und ein herzlicher Umgang per Du.
Die persönliche und fachliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden liegt uns besonders am Herzen. Bei der GHG findest du die einzigartige Möglichkeit, dich in einem sinnstiftenden, inspirierenden Umfeld zu entfalten und gemeinsam etwas zu bewegen.

Worauf du dich freuen kannst

• Vielseitiges Aufgabengebiet mit Entwicklungspotenzial in einem spannenden Umfeld, das von hoher Fachlichkeit, Respekt und Wertschätzung geprägt ist
• Attraktive Anstellungsbedingungen mit flexibler Arbeitszeitgestaltung und frühzeitiger Planung
• Wir fördern deine persönlichen und beruflichen Fähigkeiten mit individuellen Weiterbildungsangeboten
• Du geniesst kostenlose Znüni-Verpflegung, frische Früchte und Kaffee – Und für 10.00 CHF einen feinen Zmittag in unseren hauseigenen Restaurants
• Gemeinsame Teamanlässe, Apéros, Bratwurst-Dienstag und kleine Aufmerksamkeiten zum Geburtstag und Weihnachten
• Familie ist uns wichtig: Du profitierst von 20% Vergünstigung auf einen Kita-Betreuungsplatz in der GHG sowie 16 Wochen Mutterschutz mit 100% Lohnanspruch

Noch unsicher? Oder hast du einfach ein paar Fragen zur Stelle?
Dann ruf uns an – Barbara Giger-Hauser, Institutionsleiterin, nimmt sich gerne Zeit für dich: +41 71 274 85 00

Du möchtest lieber direkt loslegen?
Dann schick uns deine vollständigen Bewerbungsunterlagen an: personal@ghg-rosenberg.ch

Egal, wie du dich entscheidest – wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.

GHG Rosenberg
Kreuzackerstrasse 6
9000 St.Gallen
www.ghg-rosenberg.ch