Office Reception & Executive Assistant (60-80 % - all identities and backgrounds)

Du behältst gerne den Überblick, bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Gäste und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Dann passt diese Rolle perfekt zu dir.

Switch unterstützt mit rund 180 Mitarbeitenden Hochschulen, Forschungsinstitutionen und Organisationen der kritischen Infrastrukturen der Schweiz auf dem Weg in ein sicheres und vertrauenswürdiges digitales Zeitalter. Mit innovativen IT-Diensten, sicheren Infrastrukturen, kompetenter Beratung und Vernetzung relevanter Fach-Communities tragen wir dazu bei, dass unsere Kunden die Möglichkeiten der Digitalisierung effektiv und effizient nutzen können.

Zur Verstärkung unseres Office Management & Board Assistance Teams in Zürich suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, Verantwortung am Empfang zu übernehmen und gleichzeitig als administrative Unterstützung für interne Stakeholder mitzuwirken.

Office Reception & Executive Assistant (60–80 % – all identities and backgrounds)

Dein Arbeitsalltag bei uns
Du bist oft die erste Person, mit der Gäste, Partner:innen oder neue Mitarbeitende bei Switch in Kontakt kommen, und prägst damit den ersten Eindruck.

Rund 50 % deiner Rolle liegen im Bereich Empfang und Office Management. Du bist die erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher, bedienst die Telefonzentrale und organisierst die Sitzungszimmer von der Terminplanung über die technische Ausstattung/Infrastruktur bis zur Verpflegung. Zudem übernimmst du die Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächer sowie des Office-Kalenders und sorgst dafür, dass Anfragen effizient bearbeitet werden. Auch das gesamte Postwesen liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du stellst sicher, dass Büro, Material und Infrastruktur reibungslos funktionieren und bringst dich aktiv in die Organisation interner Events ein von der Planung über die Umsetzung bis zur Nachbereitung.

Die übrigen 50 % deiner Tätigkeit übernimmst du als Executive & Board Assistant. Du unterstützt die Geschäftsleitung sowie weitere interne Stakeholder professionell, vertrauenswürdig und mit der nötigen Diskretion im administrativen Alltag. Dabei koordinierst du Termine, Reisen und Spesen, bereitest Dokumente und Präsentationen auf, unterstützt im Recruiting-Prozess und wirkst bei der Organisation von Meetings, Trainings und Workshops mit. Je nach Situation übernimmst du zudem Stellvertretungen im Bereich Stiftungs- und Ausschussrat, was diese Rolle zusätzlich vielseitig und spannend macht.

Kurz gesagt: Du hältst viele Fäden zusammen – strukturiert, serviceorientiert und mit einem sicheren Gespür für Prioritäten. Du arbeitest selbstständig, übernimmst Verantwortung und weisst, wann Genauigkeit, Vertraulichkeit und Sorgfalt besonders wichtig sind.
Das bringst du mit

• Du arbeitest strukturiert, organisiert und denkst vorausschauend.
• Du hast Freude am Umgang mit Menschen und trittst freundlich, souverän und professionell auf.
• Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und managst mehrere Aufgaben parallel.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und mit hoher Genauigkeit.
• Du bist flexibel, belastbar und schätzt die Vielfalt abwechslungsreicher administrativer Aufgaben.

Arbeitsmodell & Präsenz
Die Stelle ist mit 60 % oder 80 % Pensum möglich. Die Präsenz am Standort Zürich ist insbesondere an den fix definierten Empfangstagen Mittwoch und Donnerstag sowie bei Ferienvertretungen verplichtend.
Was du von uns erwarten kannst

• Eine abwechslungsreiche Rolle mit Verantwortung und Sichtbarkeit
• Ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Attraktive Benefits und zeitgemässe Anstellungsbedingungen
• Die Unternehmenssprache ist Deutsch und Englisch, die Teamsprache ist vorwiegend Deutsch, mit Unterstützung zum Aufbau oder Ausbau deiner Sprachkenntnisse.
• Modernes Büro im Herzen von Zürich

Klingt das allein schon spannend? Dann erfahre mehr darüber, wie das Arbeiten bei Switch ist und verschaffe dir einen Überblick über die Benefits.

Das Bewerbungsfenster ist bis zum 27.02.2026 offen. Nach Ablauf dieser Frist schliessen wir den Bewerbungseingang und melden uns anschliessend mit einer Rückmeldung zum weiteren Vorgehen im Auswahlprozess.

Switch setzt sich aus Menschen unterschiedlichster Herkunft und Lebensstile zusammen. Wir schätzen Vielfalt und laden Bewerbungen aus allen Lebensbereichen ein. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Ethnizität, Religion, Alter, Behinderung, Schwangerschaftsstatus oder anderen Unterschieden. Wenn du eine Behinderung hast, lass uns bitte wissen, wie wir den Bewerbungsprozess für dich verbessern können; wir helfen gerne weiter!Dein Kontakt für diese Stelle:
Switch
People & Culture
Recruiting Team
Tel. 044 268 15 15

Hast du noch Fragen?

Falls du noch Fragen hast, bevor du deine Bewerbungsunterlagen an uns sendest, dann melde dich einfach bei people@switch.ch. Gerne beantworten wir deine Fragen und erklärt dir alles rund um Switch.
Mehr Informationen auf www.switch.ch

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- Bitte beachte, dass wir Bewerbungen ausschliesslich über unser Stellenportal entgegengenehmen. Bewerbungen, die per E-Mail eingehen, können leider nicht berücksichtigt werden.
- Für diese Stelle nehmen wir keine Bewerbungen von Personalberatungen entgegen.

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