Kaufmännische:r Assistent:in (befristet auf 2 Jahre) 100%

Kanton Zürich
Direktion der Justiz und des Innern
JI - Generalsekretariat

Kaufmännische:r Assistent:in (befristet auf 2 Jahre) 100%

Du suchst eine Herausforderung im Umfeld von Politik und Verwaltung, bei einer Arbeitgeberin mit Themen so vielfältig wie das Leben? Du willst etwas bewegen und einen gesellschaftlichen Beitrag an einer Drehschreibe im Kanton Zürich leisten? Dann bist Du bei uns richtig.

Die Abteilung Digital Solutions (DigiSol) ist zuständig für alle IT-Beschaffungen, Evaluationen, Projektarbeiten, sowie teilweise den Betrieb und den Unterhalt der IT-Infrastruktur für über 2500 Mitarbeitende. Sie betreut eine standardisierte IT-Umgebung für die rund 50 Aussenstellen der Direktion. Die Abteilung Business Support und Compliance ( BS&C) ist das Kompetenzzentrum für den Datenschutz und die Informationssicherheit, sowie für das Beschaffungswesen, Vertragswesen und das Finanzrecht. Beide Abteilungen arbeiten eng zusammen und befinden sich im Polizei- und Justizzentrum Zürich.

Zur Unterstützung beider Abteilungen suchen wir per 1. April 2026 oder nach Vereinbarung Dich als Kaufmännische:r Assistent:in, vorerst befristet für zwei Jahre:

Deine Aufgaben umfassen

• Führung und Organisation des Sekretariats der DigiSol. Verantwortlich für das Office Management der Leitung DigiSol (Management des Backoffice, Organisation von Meetings, Events, etc.)
• Selbständige Durchführung und Unterstützung von internen Prozessen, wie z.B. Personensicherheitsüberprüfung und Kursadministration 
• Verantwortlich für die interne Kommunikation, wie z.B. Management des Intranetauftritts der DigiSol, Vertretung in Kommunikations-Gremien
• Assistenz für die Abteilung BS&C. Unterstützung des Beschaffungswesens durch Versand und Ablage von Beschaffungsunterlagen, durch Protokollierung der Offertöffnungen und der Terminplanung mit Lieferanten
• Zusammenarbeit und zeitgerechte Kommunikation mit internen und externen Stellen, insbesondere Lieferanten und Vertragspartnern
• Unterstützung des Vertragsmanagements durch Sicherstellen der zeitgerechten Administration der Vertragsdatenbank und der zugehörigen Sicherheitsüberprüfungen sowie Mitarbeit bei Einhaltung von Unterschrifts- und Visumsprozessen

Du bringst mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder vergleichbare Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich Assistenz
• Zuverlässige, teamorientierte Persönlichkeit mit rascher Auffassungsgabe, organisatorischem Geschick und Affinität zu juristischen Fragestellungen
• Ausgeprägte Fähigkeit, zwischen Routine- und Sonderaufgaben in verschiedenen Teams zu wechseln und gemäss den Prioritäten selbstständig zu organisieren
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (Microsoft Office Produkte)
• Gewandte und stilsichere Ausdrucksweise in Deutsch (mündlich und schriftlich)

Wir bieten dir

• Eine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit in zwei kollegialen, aufgestellten Teams
• Eine fundierte Einarbeitung in die Aufgabengebiete
• Vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Anstellungsbedingungen (auf 2 Jahre befristete Anstellung in der Lohnklasse 14, Lunch-Checks)

Deine Bewerbung

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine Online-Bewerbung.
Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle stehen wir Dir unter hr_ji@zh.ch gerne zur Verfügung.
Bewerbungen von Personaldienstleistern werden nicht berücksichtigt.

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