Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld m/w/d 60%

Executive Assistant im ICT-/Industrieumfeld (w/m/d)

BerufserfahrungBerufserfahrene Ort Pensum

Das kannst du bewegen

Als Senior Assistant unterstützt du die ICT-Führung proaktiv, vorausschauend und diskret. Du bist eine zentrale Drehscheibe für Organisation, Koordination, Kommunikation und administrative Exzellenz.

• Proaktive Unterstützung der ICT-Führungspersonen in administrativen und organisatorischen Aufgaben
• End-to-End Termin- und Pendenzenmanagement (Sitzungen, Reisen, Entscheidungen, Nachverfolgung von Action Items)
• Vorbereitung, Protokollierung (oder Sicherstellung) und Nachbearbeitung von Bereichssitzungen inkl. Massnahmen-Tracking
• Professionelles Schnittstellenmanagement innerhalb der ICT sowie zu internen Stakeholdern (Finance, HR, Procurement etc.)
• Organisation interner Anlässe, Workshops, Team-Events und bereichsrelevanter Meetings inkl. Teilnehmermanagement
• Spesenprozesse, Kontierung und Rechnungsverarbeitung, Erfassung externer Ressourcen
• Unterstützung von Fachbereichs- und Teamleitern bei Budgetierung, Offerten, Servicecontrolling (z.B. Aufbereitung von Unterlagen, Terminkoordination, Nachverfolgung)
• Mitarbeit in bzw. Koordination von Sonderaufträgen und kleineren Projekten (z.B. Einführung/Verbesserung administrativer Standards, Events)
• Kontinuierliche Optimierung administrativer Abläufe und Vorlagen (Effizienz, Qualität, Transparenz)

Das bringst du mit

• Abgeschlossene Grundausbildung (EFZ) oder höhere Qualifikation (z.B. HF, FA, Weiterbildung Assistenz/Office Management)
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Senior Assistant / Executive Assistant), ideal in einem technologie- oder industriegeprägten Umfeld
• Sehr gutes Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge sowie prozessorientierte Denkweise
• Sicherer Umgang mit MS Office / M365 (Outlook, Teams, OneNote, SharePoint) und Affinität für digitale Tools
• Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise; du behältst auch bei Parallelität den Überblick
• Ausgeprägte Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professionelles Auftreten
• Proaktive, lösungsorientierte Haltung (du siehst, was gebraucht wird, und setzt es um)
• Teamorientierte Persönlichkeit mit klarer, freundlicher und verbindlicher Kommunikationsweise
• Hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative

Erfüllst du nicht alle Voraussetzungen hundertprozentig? Bewirb dich trotzdem. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können. Wir ermutigen insbesondere alle Personen, unabhängig von ihrem Geschlecht, die möglicherweise Bedenken haben, eine Stelle in einem armeenahen Umfeld anzunehmen, sich zu bewerben.

Deine Ansprechperson

Celine Stoll+41 58 463 65 52

Arbeitsort

RUAG AG, Schiltwaldstrasse 1, 6032 Emmen