Assistent/-in 70%

Aufgaben

• Reisen der Departementsvorsteherin administrativ und organisatorisch planen
• Die Departementsvorsteherin bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Veranstaltungen, Auftritten und anderen, insbesondere auch internationalen Verpflichtungen unterstützen
• Dossiers zuhanden der Departementsvorsteherin abstimmen und zusammenstellen, Termine verwalten und Koordination mit internen und externen Stellen sicherstellen
• Korrespondenz der Departementsvorsteherin mit internationalen Kontakten verwalten
• Generalsekretäre, persönliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Departementsvorsteherin sowie Fachreferentinnen und Fachreferenten des Generalsekretariats administrativ mitunterstützen
• Projekte mit den Ämtern und Partnern koordinieren und umsetzen, Stellvertretungen sicherstellen und zum reibungslosen Betrieb des Sekretariats des Stabs im Generalsekretariat des Departements beitragen

Profil

• Nachgewiesene Erfahrung in einem institutionellen Umfeld (Politik, Verwaltung, Diplomatie), einschliesslich der Betreuung von Dossiers mit internationaler Dimension und direkter Führungsunterstützung
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ausgeprägter Sinn für Prioritäten und die Fähigkeit, Projekte und hochranige Anlässe unter Zeitdruck und mit zahlreichen internen und externen Ansprechpartnern zu durchzuführen
• Ausgeprägte Stärke in der Koordination, der Kommunikation und der internationalen Zusammenarbeit, hohe Serviceorientierung
• Analytische Fähigkeiten, Sinn für Verwaltungs- und Entscheidungsprozesse, Beherrschung von digitalen und Verwaltungstools

... arbeiten am Puls des Alltags. Das Generalsekretariat ist die Stabsstelle des Departements. Es nimmt Planungs-, Koordinations- und Kontrollaufgaben wahr und ist Schaltstelle zwischen der Departementsvorsteherin und den Bundesämtern. Es koordiniert Ressourcen und erbringt für das gesamte Departement Beratungsleistungen. Hier werden Entscheide vorbereitet, die das Leben der Schweizer Bevölkerung, deren Alltag und Lebensumstände direkt beeinflussen. Moderne Anstellungs- und Arbeitsbedingungen, das Weiterbildungsangebot und vieles mehr machen das GS-EDI zu einer attraktiven Arbeitgeberin. Das GS-EDI ist, wie auch alle anderen Verwaltungseinheiten des Departements, mit dem Label Friendly Work Space ausgezeichnet.