Assistent:in des Generalsekretärs (m/w/d) 80 - 100 %

Assistent:in des Generalsekretärs (m/w/d)

80 - 100 % (ab 01.05.2026, unbefristet)

Ihre Aufgaben

• Administrative und organisatorische Assistenz des Generalsekretärs
• Terminplanung und -koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen interner Gremien
• Koordination und Unterstützung bei Projekten, Sonderaufgaben und der Geschäftsplanung der Gremien
• Eigenständige Bearbeitung von Anfragen in Deutsch und Englisch
• Verantwortung für die strukturierte Aufbereitung und Verwaltung von vertraulichen Informationen und Dokumenten

Ihr Profil

• Spezifische Weiterbildungen im Bereich Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikationen
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Leitungs- oder Verwaltungsebene
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
• Sicherer Umgang mit anspruchsvollen administrativen Aufgaben und Dokumentenmanagement
• Erfahrung in der Organisation von Gremien, Meetings und Sitzungen 
• IT-affine Persönlichkeit mit sehr guten M365-Kenntnissen, insbesondere in der strukturierten Dokumentenerstellung mit Word-Formatvorlagen
• Interesse und Bereitschaft, bei internen Digitalisierungs- und IT-Projekten mitzuwirken
• Selbstständige, zuverlässige und teamorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft in einem dynamischen, leitungsnahen Umfeld

Das Generalsekretariat ist die zentrale Stabsstelle des Rektorats und unterstützt die Universitätsleitung in rechtlichen, organisatorischen und koordinativen Belangen. Es ist für die Geschäftsführung zentraler Gremien verantwortlich und trägt mit seiner Expertise zu einer effizienten und verantwortungsvollen Führung bei. Zum Generalsekretariat gehören die Einheiten Gremien, Rechtsdienst, Datenschutz & Compliance sowie Records Management und Archivierung. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung gerne unter Angabe der Stellen-ID Hier bewerben

Inspirierendes Arbeitsumfeld

Weiterbildung

Netzwerk

Familie & Beruf

Chancengleichheit

Fit und Gesund

Inspirierendes Arbeitsumfeld

An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert*innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.

Weiterbildung

Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.

Netzwerk

Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.

Familie & Beruf

Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.

Chancengleichheit

Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.

Fit und Gesund

Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.

Weitere Informationen zum Arbeiten an der HSG finden Sie hier.

Für Fragen zur Stelle

Dr. Matthias Ammann
Generalsekretär

Das Generalsekretariat bietet ein interessantes Aufgabengebiet nahe an den zentralen Entscheidungsprozessen der HSG – in einer leitungsnahen Drehscheibenfunktion mit Gestaltungsspielraum.

Kathrin Bauert
Senior Recruiter

Der Mensch ist der entscheidende Erfolgsfaktor. Wir freuen uns auf Sie!

Ihr Arbeitsort

Die HSG

«Ein Ort, der Wissen schafft» - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung.»

Weitere Stellen

PhD Position in Entrepreneurship, SMEs & Family Business (m/f/d)

Swiss Institute of Small Business and Entrepreneurship
80-100%

Teamleitung PhD Office (m/w/d)

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