Strategic Program Coordinator 80 -100% (w/m/d)

Strategic Program Coordinator 80 -100% (w/m/d)

• Steinhausen (Zug)

• , Schweiz

Pensum: 80-100% Start ab: Sofort / Nach Vereinbarung

Als Strategischer Programm-Koordinator bist du der operative „Motor“ des Corporate-Strategy-Programms. In enger Abstimmung mit dem Head of Business Development und dem CEO stellst du die strategische Ausrichtung sicher. Durch konsequente Projektkoordination und -steuerung verschaffst du dem SteerCo und dem Verwaltungsrat die nötige Transparenz und Kontrolle, um das Programm zum Erfolg zu führen.

Das erwartet dich

1. Strategische Unterstützung & SteerCo-Zusammenarbeit

• SteerCo-Alignment: Du moderierst die wöchentlichen Update-Meetings und erstellst hochwertige Unterlagen zur Vorbereitung sowie Entscheidungsvorlagen.
• Reporting an den Verwaltungsrat: Du unterstützt das SteerCo bei der Erstellung von Unterlagen für den Verwaltungsrat, basierend auf den Inhalten der Workstream-Leiter und externen Berater.
• Entscheidungsprotokollierung: Du führst ein formelles Protokoll über alle strategischen Entscheidungen (und die auf SteerCo- und Verwaltungsratsebene getroffenen Abwägungen).

2. Operatives & Administratives Management

• Programm-Orchestrierung: Du übernimmst die volle Verantwortung für den Programm-Rhythmus, einschliesslich der End-to-End-Organisation von SteerCo-Sitzungen, Strategie-Updates für den Verwaltungsrat und Workstream-Check-ins.
• Erstellung von Management-Präsentationen: Du entwirfst und verfeinerst Präsentationen für das SteerCo und stellst sicher, dass komplexe strategische Daten in klare, visuelle Executive Summaries übersetzt werden.
• Integrierte Zeitplanung: Du konsolidierst alle internen und externen Aufgaben in einem Master-Zeitplan, einschliesslich rechtlicher und steuerlicher Teilaufgaben pro Land.
• Standardisierung: Du verantwortest den „Hapimag Standard“ für die Dokumentation und stellst ein konsistentes, VR-taugliches Format über alle Workstreams hinweg sicher.
• Informationsfluss: Du agierst als „Air Traffic Controller“ und stellst sicher, dass Daten nahtlos von den Arbeitsteams zum SteerCo fliessen.

3. Finanz- & Ressourcen-Controlling

• Cost-to-Complete (CTC) Modell: Du setzt die „Quote-to-Commit“-Regel durch, wonach keine Aufgabe ohne ein formelles Festpreisangebot beginnt.
• Budgetkontrolle: Du führst monatliche Abweichungsanalysen durch (Ist-Ausgaben vs. Verpflichtungen vs. Budgetschätzungen). Du steuerst das Budget proaktiv, um Risiken von Überschreitungen frühzeitig zu erkennen und gemeinsam mit den Workstream-Leitern effizient zu minimieren.
• Rechnungsprüfung: Du etablierst einen Prozess zum Abgleich von Drittanbieter-Rechnungen mit genehmigten Leistungsbeschreibungen (SOW) vor der Zahlung.

4. Qualitätssicherung & Risikomanagement

• Risiko- & Issue-Management: Du pflegst ein aktuelles Risikoregister (z. B. rechtliche Non-Compliance, Blockaden durch Aktionäre) mit zugewiesenen Verantwortlichen und Minderungsplänen.
• Quality Gates: Du führst verbindliche „Quality Gates“ für wichtige Meilensteine ein, wie z. B. den „Demerger Blueprint“ oder das Finanzmodell.
• Abnahme von Arbeitsergebnissen: Du definierst formale Abnahmekriterien für alle Leistungen Dritter, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu gewährleisten.

Das bringst du mit

• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Projekt- oder Programmmanagement (PMO).
• Sprachen: Verhandlungssicher in Englisch und Deutsch.
• Ausbildung & Zertifizierung: Idealerweise besitzt du eine anerkannte Zertifizierung im Projekt- oder Programmmanagement (z. B. PMP, Prince2 oder MSP), um die Anwendung von Industriestandards sicherzustellen.
• Technische Exzellenz: Du beherrschst Programmmanagement-Tools und verfügst über fortgeschrittene Kenntnisse in PowerPoint/Grafikdesign zur Erstellung professioneller Board-Präsentationen. Du verstehst es, Künstliche Intelligenz einzusetzen, um PM-Workflows zu optimieren und das Design von Präsentationen zu automatisieren.
• Organisationstalent: Du hast aussergewöhnliche administrative und organisatorische Fähigkeiten und kannst komplexe Kalender, Sitzungsrhythmen und Workstreams souverän managen.
• Proaktivität: Eine „No-Surprises“-Mentalität – du antizipierst die Bedürfnisse des CEO und des Head of Business Development, noch bevor sie danach fragen.

Das bieten wir dir

Lokale Benefits

• Herausfordernde Aufgaben und eine vielseitige Tätigkeit mit der Chance, dich in einem internationalen Umfeld zu entfalten und zu verwirklichen.
• Einen modernen Open-Office-Arbeitsplatz am Hapimag Hauptsitz in Steinhausen (ZG) mit guter Verkehrsanbindung in familiärer Atmosphäre und einem engagierten, agilen Team mit viel Sinn für Humor
• Hybrides Arbeitsmodell (bis zu 40% Remote Work) sowie die Möglichkeit, gelegentlich von einem unserer Resorts aus zu arbeiten
• Attraktive Mitarbeitervorteile für Ferien in den Hapimag-Resorts
• Förderung der Eigenverantwortung und die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter:innen

Benefits bei Hapimag30% vergünstigte Mitgliedschaft30% Rabatt in RestaurantsEuropaweit und saisonunabhängig arbeitenWorkation innerhalb der EU/EFTA RegionHapiAcademy - Bring deine beruflichen Fähigkeiten auf das nächste Level!Spannende Team-Events und Aktivitäten

Fragen?

Sollte dir noch etwas unklar sein oder möchtest du mehr über die Rolle erfahren, kannst du dich jederzeit gerne bei uns melden: [email protected]

Bewirb dich jetzt

Haben wir dich überzeugt, Teil unserer Hapimag-Familie und Erfolgsstory zu werden? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen! Füll einfach das untenstehende Formular aus – wir melden uns in Kürze bei dir.

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