Mitarbeiter·in Administration (DE/FR) 90-100%

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Mitarbeiter·in Administration (DE/FR)

90-100%

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Im Herzen unserer Organisation spielen Sie eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Verwaltungsablauf und die Beziehungen zu unseren Partnern und Spendenden. Als erste Anlaufstelle tragen Sie aktiv zur Qualität unseres Images und zur Unterstützung unserer Aktivitäten mit sozialer Wirkung bei.

Ihre Hauptaufgaben

 Administrative Unterstützung, Logistik & Koordination

• Bereichsübergreifende administrative Unterstützung (Mailings, Verwaltung von Adress- und Kontaktlisten, Übersetzungen, usw.)
• Koordination des Online-Shop-Verkaufs und Nachverfolgung mit Partnern und Kunden
• Erledigung punktueller logistischer Aufgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung der Büroräume
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung der Verwaltungsprozesse

 

Sekretariat

• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie der zentralen E-Mail-Adresse
• Professionelle Betreuung interner und externer Ansprechpartner
• Telefonempfang (Französisch/Deutsch)

 

 Fundraising & Datenbank

• Verwaltung und Aktualisierung der Spenderdatenbank (CRM)
• Verbuchung der Spenden und Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung
• Verwaltung der Verdankungen, Erstellung der jährlichen Steuerbescheinigungen und Verfassen der Korrespondenz

 

Buchhaltung & Finanzen

• Verwaltung der Debitorenbuchhaltung (Rechnungsstellung und Überwachung der Zahlungseingänge) in Zusammenarbeit mit dem Finanzverantwortlichen
• Sicherstellung der Qualität und Zuverlässigkeit der Finanzstammdaten
• Bei Bedarf Mitwirkung am Jahresabschluss und bei externen Audits

Ihr Profil

• Sie verfügen über einen EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder eine gleichwertige Ausbildung.
• Sie haben über 4 bis 5 Jahre nachweisbare Erfahrung in einer ähnlichen Funktion (idealerweise bei einer NGO/Stiftung).
• Sie sind deutscher oder schweizerdeutscher Muttersprache und verfügen über ausgezeichnete mündlicher und schriftliche Französischkenntnisse (mind. C1). Italienischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sie sind mit gängigen IT-Tools vertraut und haben bereits mit Datenbanken (CRM) gearbeitet. Kenntnisse in SharePoint sind von Vorteil.
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert, überzeugen durch Ihre offene Art und bringen eine hohe Kunden- und Serviceorientierung mit.
• Sie arbeiten eigenverantwortlich, behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten sicher und zielgerichtet.
• Sie arbeiten gerne im Team.
• Vertraulichkeit und Diskretion sind für Sie selbstverständlich.

Wir bieten Ihnen

• Eine vielseitige, serviceorientierte Stelle
• Eine abwechslungsreiche und sinnvolle Tätigkeit in einer engagierten Organisation
• Lebhafte Zusammenarbeit in einem interdisziplinären Team
• Zeitgemässe Anstellungsbedingungen

Arbeitsort: Lausanne (3 Gehminuten vom Bahnhof entfernt)
Arbeitsbeginn: Sofort oder nach Vereinbarung
Bewerbungsfrist: 6. Mai 2026

 

Interessiert?

Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind und Teil unseres Teams werden möchten, senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse/Zertifikate) per E-Mail an [email protected].

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Herrn Christian Velarde ([email protected]) unter der Telefonnummer +41 21 321 29 18.

Wir freuen uns darauf, Sie persönlich kennenzulernen und mehr über Ihren beruflichen Hintergrund sowie Ihre Kompetenzen zu erfahren.