Executive Assistant

Executive Assistant

Zur direkten Unterstützung des CIO suchen wir eine strukturierte, diskrete und durchsetzungsstarke Persönlichkeit, die im operativen Alltag den Überblick behält und dafür sorgt, dass Themen konsequent umgesetzt werden.

Diese Rolle ist kein klassischer Assistenzjob. Du arbeitest eng mit dem CIO zusammen, bist in zentrale Themen eingebunden und stellst sicher, dass aus Entscheidungen konkrete Resultate entstehen.

Aufgaben

Deine Rolle

• Du hältst dem CIO den Rücken frei – nicht durch Verwaltung, sondern durch Umsetzung.
• Du strukturierst Themen, priorisierst Aufgaben und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt
• Du bereitest Termine vor und nach (inkl. Protokolle, Aufgaben, Follow-ups)
• Du übersetzt Gespräche und Entscheidungen in konkrete To-dos und verfolgst diese konsequent
• Du koordinierst intern und extern (MitarbeiterInnen, Kunden, Partner)
• Du erkennst Engpässe früh und eskalierst, bevor sie zum Problem werden
• Du übernimmst organisatorische und administrative Aufgaben auf hohem Niveau
• Du unterstützt punktuell im operativen Geschäft (z.B. Offerten, Koordination, einfache Sales-Aufgaben nach Vorgabe)

Was diese Rolle besonders macht

• Du arbeitest sehr nah am CIO und erhältst direkten Einblick in zentrale Entscheidungen
• Du übernimmst eine Schlüsselrolle darin, dass Themen vorankommen und Ergebnisse erreicht werden
• Du erhältst klare Orientierung sowie direkten Support, um Deine Aufgaben erfolgreich umzusetzen
• Du bekommst den Handlungsspielraum und die Kompetenzen, um Dinge eigenständig voranzutreiben
• Du entwickelst Dich schrittweise in Richtung eigenständige Verantwortung für Themen und Projekte weiter
• Dein Impact ist direkt sichtbar – Du bist ein zentraler Faktor, ob Dinge funktionieren oder liegen bleiben

Qualifikationen

Was wir von Dir erwarten

• Stilsicheres Deutsch auf hohem Niveau in Wort und Schrift
• Klare, strukturierte und professionelle Kommunikation
• Ausgeprägtes Organisationstalent und starke Umsetzungsfähigkeit
• Schnelles Verständnis für Zusammenhänge und die Fähigkeit, mitzudenken
• Durchsetzungsstarke Persönlichkeit mit sicherem Auftreten
• Hohe Diskretion und Zuverlässigkeit
• Interesse an technischen Themen (kein Muss, aber wichtig für das Verständnis)
• Belastbarkeit und Freude an einem dynamischen Umfeld mit klaren Erwartungen und direktem Feedback
• Kaufmännischer Abschluss EFZ oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsleitungs- oder Projektlevel von Vorteil
• Führerausweis Kategorie B (zwingend, z.B. für Kundentermine oder organisatorische Aufgaben ausserhalb des Büros)
• Sehr gutes Verständnis von Schweizerdeutsch (Arbeits- und Kundenkommunikation)
• Du gehst aktiv auf Menschen zu und klärst Themen direkt und lösungsorientiert
• Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Spanisch, von Vorteil

Arbeitsweise & Rahmenbedingungen

• Du arbeitest selbständig, strukturiert und mit hohem Qualitätsanspruch
• Du übernimmst Verantwortung und wartest nicht auf Anweisungen
• Du denkst voraus, erkennst Zusammenhänge und handelst entsprechend
• Du bist präsent, verbindlich und hältst Zusagen ein
• Du gehst souverän mit Tempo um: Fehler können passieren – entscheidend ist, dass sie schnell erkannt, sauber korrigiert und nachhaltig gelöst werden

Benefits

Das bieten wir Dir

• 40-Stunden-Woche
• 30 Tage Ferien
• Moderne Arbeitsmittel
• Kurze Entscheidungswege
• Viel Eigenverantwortung
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CIO
• Klare Führung, direkte Kommunikation und schnelle Entscheidungen
• Möglichkeit zur Weiterentwicklung (z.B. Richtung Projektverantwortung)

Diese Rolle passt nicht zu jemandem, der Aufgaben einfach „abarbeiten“ möchte. Sie passt zu jemandem, der Verantwortung übernimmt, mitdenkt und Dinge wirklich voranbringt.

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Department:Assistenz, SekretariatTeamgrösse:17 PersonenStandort:Muttenz, Schweiz

Dein Ansprechpartner

Demis MedinaCIO MDigital AG

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