Sachbearbeiter*in Zentrale Dienste, 40 %

Wir suchen per 1. Juni 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte, verantwortungsvolle und berufserfahrene Person, die unser Team verstärkt.

Aufgaben

• Sie bearbeiten die physische und digital eingehende Post für den Stadtrat, den Stadtschreiber und die Allgemeine Verwaltung und leiten die Post an die richtigen Stellen weiter.
• Sie sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, leiten diese an andere Stellen weiter oder lösen die Anfragen selbstständig.
• Sie arbeiten bei der Vor- und Nachbearbeitung der Stadtratssitzungen mit. Dies beinhaltet unter anderem das Traktandieren und Sitzungsbearbeitung im Geschäftsverwaltungssystem. Weiter unterstützen Sie das Team während den Stadtratssitzungen.
• Sie unterstützen bei der Planung und Durchführung von Anlässen. Erstellen das Programm der jeweiligen Anlässe, die Traktanden- und Teilnehmendenlisten und versenden die Einladungen dazu.
• Sie arbeiten in einem Team von vier Personen, nehmen im Team die Stellvertretungen wahr und unterstützen sich gegenseitig.
• Sie erledigen selbstständig Aufträge der Assistentin des Stadtschreibers oder unterstützen bei administrativen Arbeiten.
• Sie übernehmen bei Abwesenheit ihrer Vorgesetzten Teilaufgaben als deren Stellvertretung.
• Sie sind bereit, jeweils am Freitag zu arbeiten. Die verbleibenden 20 Prozent werden in Ansprache mit der Vorgesetzten vereinbart.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• Freude am Ausführen von wiederkehrenden Aufgaben
• Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein sowie ein sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Fristen
• Rasche Auffassungsgabe und selbständige Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Hohes Mass an Diskretion, Serviceorientierung und professioneller Umgang mit internen sowie externen Anspruchsgruppen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Anwendungskenntnisse in MS Office sowie Offenheit für digitale Tools und Fachanwendungen
• Flexibilität in der Einsatzplanung und Bereitschaft, teaminterne Vertretungen zu übernehmen
• Bereitschaft zur Präsenzarbeit vor Ort im schönen Stadthaus

Wir bieten

Ein kollegiales und unterstützendes Arbeitsklima in einer zentralen Organisation sowie ein engagiertes Team, das sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut. Die Stelle ermöglicht es Ihnen, am Puls der Demokratie zu arbeiten, in einem vielfältigen kulturellen und politischen Umfeld mitzuwirken und vertiefte Einblicke in die Arbeitsweise des Stadtrats zu gewinnen. Ihr Arbeitsplatz befindet sich im historischen Stadthaus. Als Dienstleister für die Stadt und die Stadtverwaltung beziehen wir unsere Ferien während den Schulferien. Das Arbeiten aus dem Homeoffice ist bei dieser Funktion nicht möglich.
 
Sie profitieren von attraktiven Arbeitsbedingungen, umfassenden Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie einer herausragenden Pensionskasse. Die Stadt Zürich beteiligt sich an Ihrer Verpflegung mit Lunchchecks und unterstützt Ihre Mobilität durch einen Beitrag für den ÖV oder das Velo. Die Anstellung erfolgt im Jahresarbeitszeitmodell.

Über uns

Die vom Stadtschreiber geführte Stadtkanzlei mit rund 75 Mitarbeitenden ist eine Stabstelle des Stadtrats, die auch vielfältige Dienstleistungen für die Verwaltung und die Öffentlichkeit erbringt. Sie ist in die Bereiche Abstimmungen und Wahlen, Kanzleidienste, Kommunikation, Organisation und Logistik, Stab, Strategie und Recht sowie die Zentralen Dienste gegliedert.

Die Abteilung Zentrale Dienste umfasst Unterstützungsfunktionen für Stadtrat und Stadtschreiber, das Sekretariat, HR sowie Finanzen/Rechnungswesen.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung zusammen mit einem aussagekräftigen Motivationsschreiben bis am 11. Mai 2026. Erstgespräche finden am 19. und 21. Mai 2026 statt.

Für Fragen steht Ihnen Miryam Ettlin, Assistentin Stadtschreiber, Tel. +41 44 412 31 01, gerne zur Verfügung.

Referenz-Nr.: 50083