Administrative/r Sachbearbeiter/in 50 - 60%

Das erwartet Sie

Sie unterstützen die Abteilungsdirektoren in allen administrativen Belangen. Sie sind ein Organisationstalent, erledigen die anfallenden Arbeiten umsichtig sowie termingerecht und wissen Prioritäten zu setzen. Sie sind die Ansprechperson der Abteilung Finanzmanagement und gewährleisten durch empathische und klare Kommunikation einen reibungslosen Informationsfluss. Sie haben Freude an einer Drehscheibenfunktion sowie an Support- und Koordinationsaufgaben und behalten auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf.

Ihre Hauptaufgaben

• Beratung und Ansprechperson für Mitarbeitende, Studierende, Dozierende sowie externe Personen und Organisationen des Instituts
• Administrative Aufgaben von der Personalplanung, Rekrutierung bis zum Austritt, Absenzen-, Zeit- und Gehaltskontrolle, Quality Management (IKS) und Arbeitssicherheit (KOPAS)
• Budgetierung, Führung und Bewirtschaftung der Betriebs- und Drittmittelkredite, Debitoren- und Kreditorenworkflow
• Korrespondenz, Postbearbeitung, Telefon, Bestellungen, Terminplanung, Organisation von Events
• IFM-Alumni: Unterstützung bei der Organisation von Events

Anforderungen

• EFZ Kauffrau/Kaufmann oder gleichwertige Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise in der universitären Administration
• Versierter Umgang mit IT-Tools (MS-Office, SAP etc.)
• Hohe Fach- und Sozialkompetenz, Teamfähigkeit
• Sehr gute Selbstorganisation und ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
• Exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse