Verwaltungssekretär/in 40%-80%

Kanton Zürich
Bildungsdirektion
Technische Berufsschule Zürich TBZ

Verwaltungssekretär/in 40 - 80%

Die Technische Berufsschule Zürich TBZ ist Kompetenzzentrum für die Grund- und Weiterbildung in den Bereichen Automobiltechnik, Informationstechnik, Elektro/Elektronik, Veranstaltungstechnik und Augenoptik.
Über 3600 Lernende werden von rund 200 Lehrpersonen unterrichtet.
Zur Verstärkung unseres Verwaltungsteams der Schule suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine motivierte und engagierte Persönlichkeit.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung des Sekretariats in administrativen und organisatorischen Belangen
• Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Schalter) sowie allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Organisation und administrative Vorbereitung von Sitzungen (Einladungen, Traktanden, Raumreservation, Protokollführung und Pendenzenmanagement)
• Mitarbeit bei der Organisation von Unterrichtsumstellungen, Kursen und Veranstaltungen
• Unterstützung bei schuladministrativen Prozessen (z.B. Zeugnisse, Qualifikationsverfahren, Datenpflege)
• Mitarbeit in der Personaladministration (z. B. Ein- und Austritte, Mutationen, administrative Koordination)
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess (Terminorganisation, Kommunikation mit Bewerbenden, Einholen von Unterlagen)
• Mithilfe bei der Organisation von internen Anlässen
• Mitarbeit bei der Verwaltung von Räumen
• Pflege und Bewirtschaftung von Dokumenten, Vorlagen und Ablagen (SharePoint/DMS)
• Unterstützung bei Projekten und Prozessoptimierungen im administrativen Umfeld
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anspruchsgruppen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung EFZ
• Mehrjährige Berufserfahrung von Vorteil, idealerweise in einem Schulsekretariat
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Offenheit gegenüber neuer Schulsoftware
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie hohe Dienstleistungsorientierung
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Freude am Arbeiten in einem dynamischen Schulumfeld und Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen

Unser Angebot

• Sinnstiftende Tätigkeit in einem wichtigen Bildungsumfeld mit vielseitigen und interessanten Aufgaben
• Stabiler Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit langfristiger Perspektive
• Attraktive Anstellungsbedingungen nach kantonalen Richtlinien
• Wertschätzende Arbeitskultur mit flacher Hierarchie und offener Kommunikation
• Gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten und Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung
• Zentrale Lage in Zürich nur wenige Gehminuten vom Hauptbahnhof Zürich entfernt

Bewerbung

Für Ihre Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Sabine Kuhn, Leiterin Zentrale Dienste (Tel. 044 446 96 01/Mail sabine.kuhn@tbz.zh.ch) gerne zu Verfügung.
Weitere Informationen zu unserer Schule finden Sie unter www.tbz.ch.

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