Mitarbeiter/in Dokumentenadministration & Qualitätsprüfung 50-60%

Wir suchen dich

Du möchtest Verantwortung übernehmen, sauber und strukturiert arbeiten und dabei spürbar zur Servicequalität beitragen? Dann werde Teil der Bank WIR – in einem engagierten Team, das Zusammenarbeit, Verlässlichkeit und Kundenfokus lebt.

In unserer Abteilung Client Operations sorgst du im Dokumentenmanagement und in der Qualitätsprüfung dafür, dass Eröffnungen, Mutationen und Bestellungen korrekt, vollständig und regulatorisch sauber abgewickelt sind. Wir suchen eine motivierte Persönlichkeit, die Genauigkeit mit Serviceorientierung verbindet.

Deine Mission

• Kundeneröffnungen & Dokumentenmanagement: Du prüfst Eröffnungen, Aktualisierungen und Produktbestellungen in den vorgesehenen Systemen und stellst eine lückenlose, korrekte Dokumentation sicher – im Einklang mit regulatorischen Vorgaben, Weisungen und Richtlinien.
• Qualitätsprüfung: Du führst sorgfältige Qualitäts- und Vollständigkeitskontrollen durch, erkennst Unstimmigkeiten frühzeitig und leitest Korrekturen bzw. Nachforderungen effizient ein.
• Second Level Support: Du bist zentrale Ansprechperson für die Dienstleistungen des Teams Dokumentenmanagement und unterstützt Frontmitarbeitende bei administrativen und fachlichen Anliegen – lösungsorientiert und pragmatisch.
• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden: Du formulierst schriftliche Korrespondenz und führst telefonische Abklärungen zu Eröffnungen, Aktualisierungen und Produktbestellungen – klar, verbindlich und serviceorientiert.
• System- und Datenpflege: Du erfasst und pflegst relevante Daten in den Systemen (z. B. CRM/Finnova gemäss Bankstandard) und stellst eine nachvollziehbare Ablage sowie Versionierung der Unterlagen sicher.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen: Du klärst fehlende oder unklare Unterlagen mit internen Schnittstellen sowie externen Partnern (z. B. Kundschaft, Behörden, Notariate, Versicherungen) und stellst fristgerechte Rückmeldungen sicher.
• Prozessoptimierung: Du denkst in Lösungen, identifizierst Optimierungspotenziale im Tagesgeschäft und bringst deine Ideen aktiv ein, um Abläufe kontinuierlich zu verbessern.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Bankausbildung sowie idealerweise 1–2 Jahre Berufserfahrung im Dokumentenmanagement.
• Fliessende Deutschkenntnisse; eine weitere Landessprache (FR/IT) ist von Vorteil.
• Du kommunizierst klar und wertschätzend, arbeitest zuverlässig und behältst auch bei hohem Volumen den Qualitätsanspruch und die Kundensicht im Fokus.
• Du bringst ein hohes Mass an Teamfähigkeit, Eigenverantwortung und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen mit.
• Deine Arbeitszeit kannst du vorzugsweise über die Woche verteilen.

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Deine Benefits

• 40-Stunden-Woche

  Weil Arbeit eben nicht alles ist im Leben: Dank unserer 40-Stunden-Woche ist deine Work-Life-Balance garantiert.

• 180 CHW on top

  Wir haben zwar keine eigene Kantine, aber hungern musst du trotzdem nicht. Du erhältst jeden Monat 180 CHW (Anteil gemäss Arbeitspensum) und kannst damit z.B. zu Mittag essen.

• Mobilität

  Wir unterstützen deinen Arbeitsweg mit einem jährlichen finanziellen Beitrag an dein ÖV‐Ticket (Jobticket) - zum Beispiel für dein Halbtax oder ein Strecken‐GA. So profitierst du von mehr Flexibilität und sparst gleichzeitig bei deinen Pendelkosten.

• Moderner Arbeitsplatz

  Unsere offenen und modern gestalteten Arbeitsplätze fördern die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teams und schaffen eine gemeinschaftliche Atmosphäre.

• Homeoffice

  Homeoffice ist bei uns etabliert (bei dieser Stelle bis max. 20% des Pensums möglich), damit du flexibel arbeiten kannst und die Möglichkeit hast, von zu Hause aus produktiv zu sein.

• Weiterbildungsangebot

  Du willst dich persönlich oder beruflich weiterbilden? grossartig! Das unterstützen wir gerne – via Coaching oder interne und externe Weiterbildungsangebote. 

Unser Bewerbungsprozess

• Nr. 1

  Empfangsbestätigung

  Wir bestätigen dir den Erhalt deiner Bewerbung. Zusammen mit der Fachabteilung prüfen wir deine Unterlagen sorgfältig und entscheiden über den weiteren Verlauf. Den Entscheid teilen wir dir per Telefon oder E-Mail mit. Dauer bis Rückmeldung: 2-3 Wochen.

• Nr. 2

  Erstgespräch

  Das Erstgespräch wird mit dem HR und/oder der Fachabteilung virtuell oder vor Ort durchgeführt. Dabei geht es in erster Linie darum, dich kennenzulernen und mehr über deine Ideen und Vorstellungen zu erfahren. Dauer bis Rückmeldung: 1-2 Wochen.

• Nr. 3

  Fragebogen

  Abhängig von deiner Funktion machst du einen Persönlichkeitstest (BIP). Dieser unterstützt uns bei der Selektion und dient zur Einschätzung deiner berufsbezogenen Persönlichkeitseigenschaften. Die Resultate des Tests werden im Zweitgespräch besprochen. Dauer bis Rückmeldung: 1-2 Wochen.

• Nr. 4

  Kennenlernen

  Wir verbinden Menschen, daher legen wir grossen Wert auf ein gutes Arbeitsklima. Im Zweitgespräch geben wir dir auch die Möglichkeit, das Team kennenzulernen. Abhängig von deiner Funktion findet gegebenenfalls noch ein drittes Gespräch statt. Dauer bis Rückmeldung: Bis zu 1-2 Wochen.

• Nr. 5

  Anstellungsbestätigung

  Die Anstellungsbestätigung mit den wichtigsten Vertragspunkten senden wir dir nach der mündlichen Zusage per E-Mail zu. Innerhalb der darauffolgenden 14 Tage erhältst du deinen Arbeitsvertrag.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

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als Mitarbeiter/in Dokumentenmanagement und Qualitätsprüfung

Ich freue michauf deine Bewerbung

Marisa Ichtertz
HR Business Partner
Tel: +41 61 277 93 68

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