Assistent/in Abteilung Europa, Bern 70%

Aufgaben

• Selbständiges Führen des Sekretariats des Chefs EU-Koordination, inkl. Terminkoordination und Besucherbetreuung;
• Zusammenstellung von relevanten Unterlagen für Treffen und Sitzungen auf Stufe Bundespräsidium, Vorsteher EDA, Staatssekretär und für die Abteilung;
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Anlässen und Treffen;
• Kreditorenworkflow im SAP und Mitbetreuung des Abteilungsbudgets;
• Eigenständiges Durchführen der Geschäftsverwaltungsprozesse (Acta Nova) der Abteilung inkl. Ämterkonsultationen;
• Stellvertretung der Assistenz des stv. Staatsekretärs und Chef der Abteilung Europa;
• Mitarbeit im Assistenzpool der Abteilung;
• Redigieren von Korrespondenz;
• Abteilungsinterne Betreuung der Bundesratsgeschäfte.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung;
• Mehrere Jahre Berufserfahrung in höherer und/oder persönlicher Assistenz, idealerweise im internationalen Umfeld und/oder in der Bundesverwaltung;
• Sehr gute Kenntnisse zweier Amtssprachen und gute Englischkenntnisse, Grundkenntnisse der dritten Amtssprache von Vorteil;
• Sorgfältige, präzise Arbeitsweise;
• Gute Umgangsformen, Freude am Kontakt und ausgewiesene Teamfähigkeit;
• Flexibel und belastbar mit hoher Dienstleistungsorientierung;
• Integre, vertrauenswürdige und loyale Persönlichkeit.

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Es verantwortet die Umsetzung der aussenpolitischen Strategie der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik.