Empfangs- und Administrationsmitarbeiter:in 100%

Empfangs- und Administrationsmitarbeiter:in 100%

ColabVollzeitFestanstellung57.000 - 63.000 Fr. pro JahrAuf diese Stelle bewerben

Ihre Aufgaben

In der Rolle als Empfangs- und Administrationsmitarbeiter:in bist du die erste Anlaufstelle vor Ort für unsere Co-Working-Member und Kund:innen, die unsere Meetingräume in unserer Colab-Location nutzen. Deine Aufgaben umfassen die Gewährleistung der optimalen Vorbereitung der Räumlichkeiten, die Durchführung von Touren, die Pflege und Weiterentwicklung unseres Coworking-Spaces sowie die Unterstützung des Community-Teams im täglichen Geschäftsbetrieb in allen administrativen Angelegenheiten. Dazu gehören die Mitgliederverwaltung und die Bearbeitung interner und externer Anfragen per E-Mail und Telefon. 

Das sind deine Aufgaben auf einen Blick:

HOSTING & SPACE MANAGEMENT

• Repräsentation & Empfang: Herzliche Begrüssung von internen und externen Gästen an unserem Hostdesk sowie Durchführung von Standortführungen im Colab.

• Ordnung & Bewirtung: Sicherstellung von ansprechenden Meetingräumen, Begrüssung & Einführung von Buchungskund:innen sowie Bereitstellung von Catering

• Qualitätssicherung: Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und hohen Qualitätsstandards auf der gesamten Fläche (Küche, Empfang, Meetingräume, Lager).

• Infrastruktur & Logistik: Verantwortung für die Instandhaltung und Weiterentwicklung der Coworking-Fläche

• Warenwirtschaft: Autonome Beschaffung und Verwaltung von Verbrauchsmaterialien unter Berücksichtigung von Qualität, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit.

MEMBER ADMINISTRATION & SUPPORT

• Stammdatenpflege: Administrative Verwaltung der Member-Profile im hauseigenen ERP-System.

• First-Level-Support: Zentrale Anlaufstelle für Member-Anfragen via E-Mail und Community-App

• Vermietungsmanagement: Koordination und Verwaltung von Zusatzleistungen (Postfächer, Schliessfächer, Schlüssel).

• Finanz- und Bookingschnittstelle: Durchführung des Mahnwesens und proaktive Kommunikation zwischen Buchhaltung, Booking Team und Membern.

• Qualitätsmanagement: Erstellung und Auswertung von Member-Umfragen zur Service-Optimierung.

• Administrative Aufgaben: Management des Postwesens für die Standorte Colab & Viadukt sowie Bearbeitung telefonischer Anfragen. Unterstützung verschiedener Teams bei administrativen Aufgaben (HR, Geschäftsleitung, Kommunikation)

Ihr Profil

DAS BRINGST DU MIT:

• Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch mind. C1 oder Muttersprache

• Erfahrung im Bereich Rezeption, Reisebüro, Administration, Sekretariat oder vergleichbare Erfahrung im Dienstleistungssektor wünschenswert, KV-Abschluss von Vorteil

• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise 

• Kunden- und Serviceorientierung

• Hervorragend organisiert in administrativen Arbeiten

• Professionelle Kommunikationsweise im Umgang mit Kund:innen und Membern

• Eine Sensibilität fürs Digitale 

• Offen, freundlich und kontaktfreudig

• Eine kooperative und nachhaltige Weltsicht und Identifikation mit unseren Werten

Warum wir?

Wir bieten ein dynamisches und innovatives Umfeld kombiniert mit einer modernen Arbeitskultur und Teamstruktur, in der jede Person wertgeschätzt wird. Du bekommst auch die Möglichkeit, am vielfältigen Schulungsprogramm des Impact Hubs teilzunehmen und dein Netzwerk in den Bereichen soziales Unternehmertum und Nachhaltigkeit zu stärken. Wenn du motiviert und neugierig auf eine neue Herausforderung bist und einem jungen Team beitreten möchtest, freuen wir uns darauf, dich bald im Impact Hub Zürich willkommen zu heissen.

Arbeitgeber – Impact Hub Zürich AG

Arbeitsort - Sihlquai 131, 8005 Zürich

Pensum – 100%

Dauer - unbefristet

Brutto-Jahreslohn -  57’000 - 63’000 CHF. Das genaue Salär wird anhand des Bewerbendenprofils individuell nach unserem transparenten Lohnsystem berechnet

Stellenantritt: nach Vereinbarung

Bewerbungsfrist: 07. Juni 2026. Die Erstgespräche finden am 15., 16. und 18. Juni statt.

Über uns

Wir vernetzen Unternehmer:innen, NGOs, öffentliche Institutionen und viele andere Macher:innen in einem einzigartigen, kollaborativen Innovations-Ökosystem. Mit über 850 Mitgliedern und einem grossen Netzwerk von Partner:innen ist der Impact Hub Zürich eine der grössten unternehmerischen Gemeinschaften in Zürich und der Schweiz. Mit über 2.000 Mitgliedern in 5 Hubs in der Schweiz und über 24.000 Mitgliedern in mehr als 120 Impact Hubs weltweit sind wir eines der grössten nationalen und globalen Netzwerke für Innovation und soziales Unternehmertum. Unsere florierende Gemeinschaft arbeitet organisations-, kultur- und generationenübergreifend zusammen, um eine nachhaltige und lebenswerte Zukunft zu schaffen.

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