Management Assistant (60-80 %)

Als Kompetenzzentrum für die digitale Transformation in der Strafjustiz steht HIS Schweiz allen Behörden
und Beteiligten der Strafjustizkette (Polizei, Staatsanwaltschaft, Gericht, Justizvollzug) unterstützend zur
Seite.
Mit einem Team von aktuell rund 25 Personen begleiten wir Bund, Kantone und Behörden auf dem Weg
zur Digitalisierung und Standardisierung – von der Beratung bis zur Implementierung. So schaffen wir die
Grundlage, um von der papierlastigen Arbeitsweise Schritt für Schritt zum elektronischen Rechtsverkehr
überzugehen und die Vision eines vollständig digitalisierten Arbeitens im Strafprozess zu verwirklichen.

Wir suchen eine engagierte Person als

Management Assistant (60–80 %)

In dieser Rolle sind Sie mit wichtigen Entscheidungsträgern sowie Expertinnen und Experten unterschiedli-
cher Fachgebiete in Kontakt und halten bei HIS viele Fäden zusammen: Sie koordinieren Sitzungen und
Anlässe, unterstützen die HIS-Organe (Versammlung, Vorstand, Geschäftsleitung) und die Projektgremien
sowie das Team organisatorisch wie administrativ. Zudem sorgen Sie dafür, dass logistisch alles reibungs-
los funktioniert. Gleichzeitig wirken Sie im Vertragsmanagement und in der HR-Administration mit. Sie er-
kennen dabei proaktiv Handlungs- oder Koordinationsbedarf und setzen entsprechende Schritte selbstän-
dig oder in Absprache um. Eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe, in der Sie wesentlich zum
professionellen Auftritt und zum reibungslosen Funktionieren von HIS beitragen.
Was Sie bewegen
▪ Sie unterstützen die Leitungsorgane (insbesondere Geschäftsleitung und Vorstand) sowie das Team
administrativ und organisatorisch.
▪ Sie verantworten die Büroorganisation und kümmern sich um einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsall-
tag.
▪ Sie organisieren interne und externe Sitzungen und Anlässe logistisch. Sie koordinieren Termine, berei-
ten Unterlagen auf und stellen den Informationsfluss zeitgerecht sicher. Bei Bedarf sorgen Sie zudem
für eine präzise Protokollierung von Sitzungen.
▪ Sie verantworten das Kontakt- und Vertragsmanagement und stellen die laufende Aktualität der Daten
und Unterlagen sicher.
▪ Sie unterstützen in der HR-Administration, insbesondere bei Ein- und Austritten sowie weiteren admi-
nistrativen HR-Prozessen.
▪ Sie wirken bei internen Services, im Prozessmanagement sowie der Pflege und Weiterentwicklung or-
ganisatorischer Grundlagen mit.
Was Sie auszeichnet
▪ Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann EFZ, idealerweise ergänzt mit einer Weiterbildung als Direktionsas-
sistent/in oder im Bereich HR/Projektmanagement
▪ Mehrjährige Erfahrung in der Assistenztätigkeit, entweder im behördlichen Umfeld, in der Justiz oder in
einem mittelständischen Unternehmen
▪ Proaktive, mitdenkende und flexible Persönlichkeit, die Zusammenhänge erkennt, Verantwortung über-
nimmt und durch eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise sowie einer Portion Humor und Gelas-
senheit überzeugt
▪ Teamorientiert, neugierig und wissensdurstig, mit Freude daran, Neues auszuprobieren, anzupacken
und mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammenzuarbeiten
▪ Sehr gute aktive Sprachkenntnisse (Wort und Schrift C1/C2) in Deutsch oder Französisch und gute
Kenntnisse der jeweils anderen Sprache, Italienisch von Vorteil

HIS – Stellenausschreibung Assistenz – Juni 2026

Was wir Ihnen bieten
▪ Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten mit einer sinnstiftenden und vielseitigen Aufgabe an
der Schnittstelle von IT, Justiz und Politik
▪ Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice
▪ Arbeitsort befindet sich in Zentrumsnähe/in Fussdistanz zum Bahnhof Bern
▪ Fortschrittliche Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen orientiert an den Regelungen
des Kantons Bern
▪ Weiterbildungen werden aktiv gefördert, da es uns wichtig ist, Wissen aktuell zu halten

Fühlen Sie sich angesprochen? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (via E-Mail).
Kontakt
Für Rückfragen steht Ihnen Eliane Koch, Leiterin Stab und Zentrale Dienste, unter der Telefonnummer
078 445 52 72 oder via E-Mail gerne zur Verfügung.

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