Schulleitungsassistenz Schule Letten, 60-70 %

Für die administrative Unterstützung unserer Schule Letten suchen wir ab Mitte September 2026 eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Empathie und einer strukturierten Arbeitsweise überzeugt. Sie sind die zentrale Anlaufstelle zwischen Team, Eltern und Schulleitung und sorgen mit Ihrem Einsatz hinter den Kulissen dafür, dass die Fäden zusammenlaufen und der Schulalltag reibungslos funktioniert. Eine schrittweise Erhöhung des Pensums auf bis zu 90 % ist vorgesehen.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Schulleitung: Von der Terminkoordination über Protokollführung bei Sitzungen bis hin zur Organisation von Stellvertretungen – Sie halten den Überblick und entlasten gezielt.
• Kommunikationsdrehscheibe: Sie sind die erste Ansprechperson für Lehrpersonen, Eltern, Behörden und externe Partner*innen – mit klarem Blick, freundlichem Ton und dem Geschick, Anfragen zu triagieren und zielgerichtet weiterzuleiten.
• Daten- und Dokumentenmanagement: Sie verwalten Akten, pflegen die Schüler*innenadministration, die Elternkommunikationsplattform und die Schulwebsite – mit Sorgfalt, digitalem Know-how und einem Auge für Datenschutz.
• Finanzen im Griff: Sie bearbeiten Abrechnungen, verwalten den Globalkredit und sorgen für Transparenz und Ordnung in den finanziellen Prozessen.
• Material & Logistik: Von der Beschaffung von Unterlagen bis zur Bereitstellung administrativer Tools (MS Office, SharePoint, interne Systeme) – Sie stellen sicher, dass alles da ist, wenn es gebraucht wird.
• Kulturträgerin: Sie tragen mit Ihrem positiven Umgang und Ihrem Sinn für Humor zur angenehmen, kollegialen Atmosphäre bei – auch in stressigen Momenten

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung – idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz oder vergleichbarer Qualifikation.
• Sehr sicheren Umgang mit MS Office, SharePoint und digitalen Verwaltungssystemen – Sie lernen neue Tools schnell und nutzen sie souverän.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse – klar, präzise, empathisch.
• Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben vernetzt, priorisiert und lösungsorientiert zu steuern.
• Freude am Kontakt mit Kindern, Lernenden, Lehrpersonen, Eltern und Behörden – Sie verstehen, dass jede*r Einzelne Teil eines grösseren Ganzen ist.
• Eine gute Prise Humor, die auch in hektischen Tagen für Leichtigkeit sorgt – denn wir arbeiten nicht nur hart, wir arbeiten auch gerne zusammen.

Wir bieten

Einen vielseitigen und verantwortungsvollen Tätigkeitsbereich in einem lebendigen schulischen Umfeld. Ein hohes Mass an Selbstverantwortung. Ein aufgeschlossenes, kollegiales und engagiertes Team, das sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freut. Gezielte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Anstellungsbedingungen gemäss den städtischen Richtlinien. Arbeitszeitmodell mit Präsenz an Schultagen und Kompensationsmöglichkeit während den Schulferien.

Über uns

Die Schule Letten liegt zentral in Zürich-Wipkingen, mitten in lebendigen Wohnquartieren und unweit der Limmat - ein Ort, an dem Lernen und Leben eng miteinander verwoben sind. Wir betreuen Kinder an sechs Kindergarten- und 18 Primarklassen an fünf Betreuungsstandorten und setzen uns mit Leidenschaft dafür ein, einen freundlichen, sicheren und inspirierenden Lern- und Lebensraum für alle Schüler*innen zu gestalten.
Unser Team arbeitet eng und respektvoll zusammen - zwischen Unterricht und Betreuung, zwischen Erfahrung und Neugier. Eine offene, kollegiale Kultur und die gemeinsame Haltung des Projekts „Fokus starke Lernbeziehungen" (FSL) prägen unseren Alltag.

Interessiert?

Auskunft erteilt Ihnen gerne Frau Karin von Riedmatten, Leiterin Fachbereich Personal, telefonisch: +41 44 413 82 09.

Referenz-Nr.: 50512