Sekretär:in 80 - 100% Befristet

Über uns

Die School of Biomedical and Precision Engineering (SBPE) der Universität Bern beschäftigt Forschungsgruppen im Bereich Biomedizin und Präzisionstechnik. Die universitäre Lehre bildet in Zusammenarbeit mit der Berner Fachhochschule der Masterstudiengang Precision Engineering ab.

Das Sekretariat ist die zentrale Organisationseinheit und Kommunikationsstelle des Instituts und beinhaltet vielfältige und interessante Aufgaben. Für die Sekretariatsleitung Forschung und Studienadministration sucht die SBPE ab sofort, befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung, eine(n) administrative(n) Angestellte(n).

Aufgaben

• Finanzadministration: Selbständige Bearbeitung von Rechnungen, Kontrolle von Betriebs- und Drittmittel, Kontierungen und Kreditkartenabrechnungen, Rechnungsstellungen, Spesenabrechnungen, Materialbestellungen
• Sekretariat: Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Korrespondenz mit verschiedenen Anspruchsgruppen und Empfang, Ablage und Pflege von Datenbanken, Protokollführung, Instandhaltung der Webseite, Organisation von Anlässen
• Sekretariat des Professors: Administrative Unterstützung, Organisation von Terminen, Reisebuchungen
• Personaladministration: Selbständige Bearbeitung von Ein- und Austritten, Personalmutationen (Verlängerungen, Finanzierungsquellen- und Funktionenwechsel, Familienzulagen, EO), Abklärungen und Auskünfte
• Studienadministration: Bearbeitung von Anfragen von Studierenden und Dozierenden, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Lehrveranstaltungen, Unterstützung der Studienkoordination

Profil

• Kaufmännische Ausbildung im E- oder M-Profil mit Berufserfahrung
• Gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office; Adobe XD und InDesign wünschenswert)
• Bereitschaft sich in neue Software und Plattformen einzulernen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion
• Selbständige, lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise, Teamfähigkeit