Assistant to Vice President m/w/d 80-100%

Assistant to Vice President (w/m/d)

BerufserfahrungBerufserfahrene Ort Pensum

Das kannst du bewegen

• Du unterstützt die Leitung und das Führungsteam bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen, Workshops und Geschäftsanlässe und stellst deren Vor- und Nachbereitung sicher.
• Du organisierst die Mail- und Kalenderführung, koordinierst Pendenzen und behältst Fristen im Blick.
• Du bereitest Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen, Reports und weitere Managementunterlagen auf und führst Protokoll.
• Du koordinierst Informationen über verschiedene Organisationseinheiten hinweg und stellst einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Du übernimmst operative Aufgaben in SAP, beispielsweise Auftragseröffnungen und die Bearbeitung von Geschäftsvorgängen.
• Du führst kleinere Projekte und übernimmst eigenständig Themen wie beispielsweise die Organisation von Schulungsprogrammen oder OE-Projekten.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und unterstützt bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe.
• Zusätzlich zur Assistenzfunktion führt die Assistentin, der Assistent kleinere Projekte im Auftrag des Geschäftsfeld-Verantwortlichen und übernimmt operative Aufgaben, wie z.B. Auftragseröffnungen im SAP.

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem grösseren oder komplexen Unternehmens- oder ICT-Umfeld.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise gute SAP-/SAP S/4HANA-Kenntnisse.
• Erfahrung im Termin-, Aufgaben- und Pendenzenmanagement sowie in der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.
• Du kannst komplexe Informationen strukturieren und adressatengerecht aufbereiten und verfügst über ein gutes Verständnis für organisatorische und projektbezogene Abläufe.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil.

Deine Persönlichkeit

• Du bist loyal, vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Du bist eine aufgestellte, freundliche und kommunikative Persönlichkeit, die gerne auf Menschen zugeht und unterschiedliche Perspektiven einbringt.
• Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und strukturiert und behältst auch bei wechselnden Prioritäten den Überblick.
• Du packst gerne selbst mit an, kommunizierst sicher auf unterschiedlichen Hierarchiestufen und greifst auch einmal zum Telefon, statt nur E-Mails zu schreiben.
• Du bist flexibel, lösungsorientiert und hast Freude daran, Dinge zu organisieren, Menschen zusammenzubringen und gemeinsam etwas zu bewegen.
• Du bist damit nicht einfach klassische Assistenz, sondern eine kommunikative und selbstständige Drehscheibe für unser Führungsteam.

Erfüllst du nicht alle Voraussetzungen hundertprozentig? Bewirb dich trotzdem. Wir sind stets auf der Suche nach talentierten und motivierten Personen, die unser Team bereichern möchten. Wir legen grossen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit und unser Ziel ist es, ein vielfältiges Team aufzubauen, in dem alle ihre persönlichen Stärken voll entfalten können. Wir ermutigen insbesondere alle Personen, unabhängig von ihrem Geschlecht, die möglicherweise Bedenken haben, eine Stelle in einem armeenahen Umfeld anzunehmen, sich zu bewerben.

Deine Ansprechperson

Lars Thomannlars.thomann@ruag.ch

Arbeitsort

RUAG MRO Holding AG, , Bern