Verwaltungssekretär:in für die Klinik für Thoraxchirurgie 80-100%

Ihre Hauptaufgaben

Ein vielfältiger Aufgabenbereich wartet auf dich

• Schnittstelle für personaladministrative Aufgaben insbesondere im Rekrutierungsprozess, bei Ein- und Austritten, bei der Pflege der Personalstammdaten und bei Einführungsprogrammen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern im Auftrag der Klinikdirektion, sowie bei Bedarf Leistungserfassung
• Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse und Arbeitsabläufe, z. B. administrative Unterstützung und Koordination der internen Weiterbildungskommission
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen, Berichten und weiteren Unterlagen für die Klinikleitung
• Überwachung von Terminen und Fristen sowie Sicherstellung einer sorgfältigen, vertraulichen und termingerechten Bearbeitung administrativer Aufgaben
• Stellvertretung der Direktionsassistenz (Terminplanung, Kalenderkoordination, Korrespondenz und Organisation von Besprechungen)
• Stellvertretung bei der Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Sitzungen, Fortbildungen und klinischen Anlässen sowie bei der Aktualisierung der Social-Media-Kanäle
• Sonstige administrative und organisatorische Unterstützung der Klinikdirektion sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Direktionssekretariat

Was du mitbringst

• Als Voraussetzung bringst du eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit, idealerweise ergänzt durch 2-5 Jahre Berufserfahrung im Gesundheitswesen sowie in einer Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Einen kühlen Kopf auch in hektischen Situationen sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke und Diskretion
• Motivation die Extrameile zu gehen

Ihr Profil

Unser Angebot

Das Universitätsspital Zürich ist eines der grössten Spitäler in der Schweiz. Unsere über 8'600 Mitarbeitenden und rund 700 Auszubildende setzen sich täglich für das Wohl unserer Patient:innen ein.

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